Modul Matični podaci sadrži zajedničke podatke neophodne za funkcioniranje svih ostalih modula p-DMS sustava:

• vrste dokumenata i predmeta
• predlošci
• registar fizičkih i pravnih osoba,
• korisnici i organizacijska struktura
• kodne liste, ključne riječi
• adresne podatke (države, naselja, pošte)

Svi podaci unose se samo jednom, na jednom mjestu, a koriste se u svim modulima gdje i kada je to potrebno.

Organizacije koje imaju velike količine papirnate dokumentacije neprekidno se bore sa problemima koje nedostatak informatizacije donosi. One zapravo nemaju drugog izbora, nego započeti proces digitalizacije, te postojeće radne tijekove prilagoditi novim tehnološkim trendovima. U suprotnom, gubitci uzrokovani tehnološkim zaostajanjem će ih, jednostavno, uništiti. Digitalizacija nije sama sebi svrha. Cilj je, zapravo, mnogo važniji, a to je menadžment znanja. "Knowledge management is the process of capturing, distributing, and effectively using knowledge." Kako ćemo distribuirati znanje, ako još ne znamo ni sa kojim informacija raspolažemo? Daleko smo od upravljanja znanjem, ako puno vremena i druge resurse trošimo na traženje pojedinog dokumenta. Iscrpljujemo se na zastarjelim metodama rada. Sustav za upravljanje digitalnim podacima je neizbježan dio, ali je to samo jedan od prvih koraka prema efikasnom upravljanju znanjem i informacijama. p-DMS modul digitalizacije sadrži sve potrebne tehnologije za prihvat papirnate dokumentacije: skeniranje papirnatih dokumenata - direktno ili prihvaćanje već sigitaliziraznih datoteka. Indeksiranje i pouzdano spremanje te brzo i efikasno pronalaženje spremljenih dokumenata jedna je od osnova na kojoj se temelji p-DMS sustav.